Gettoni di carta, braccialetti o contanti: come far pagare a una festa

01Contanti al banco: semplice, e costoso in modo invisibile

È il modello di partenza di ogni festa: si ordina, si paga, si beve. Non richiede niente e per questo sembra gratis. Non lo è, e i costi si vedono tutti sul lato sbagliato del bancone.

• La fila. Una transazione in contanti al banco richiede il tempo di dire il prezzo, prendere i soldi, contare il resto. Con la musica alta e il buio sono quindici o venti secondi. Su cinquecento consumazioni sono quasi due ore di coda distribuite sulla serata.
• Le mani. Chi maneggia denaro e chi serve da bere dovrebbero essere due persone diverse, per igiene prima ancora che per organizzazione. Al banco di una sagra sono quasi sempre la stessa.
• Il buco. Con il contante non esiste un registro: esiste una cassetta. La differenza fra quanto è stato servito e quanto c’è dentro non si può ricostruire, e per questo non si scopre. Non esiste una statistica nazionale su quanto si perda: esiste il fatto che, senza un dato sul venduto, l’ammanco non è nemmeno misurabile.
• Il resto. Il fondo cassa consegnato «a occhio» a sei banchi è la causa numero uno delle differenze inspiegabili di fine serata. Se non è stato contato e verbalizzato all’apertura, a mezzanotte non c’è nessun conto possibile.

02Gettoni di carta: il classico, con due difetti noti

Una cassa vende i gettoni, i banchi li accettano. È il modello storico delle sagre italiane, e funziona: separa chi tocca i soldi da chi serve, accorcia la fila al banco e concentra il denaro in un punto solo, più facile da controllare.

I difetti sono due, e sono gli stessi da trent’anni. Il primo: il gettone si fotocopia. Non serve malafede organizzata — basta un foglio e una stampante. Il secondo: il gettone non dice cosa è stato preso. A fine serata sai quanti ne hai venduti, non cosa è uscito da quale banco: la statistica su cui decidere gli ordini dell’anno prossimo non esiste.

03Braccialetti e QR: cosa cambia davvero

Nel modello digitale ogni persona ha un supporto — un braccialetto, un badge, un biglietto stampato o un QR sul telefono — con sopra un credito o un numero di consumazioni. Al banco l’operatore lo inquadra, tocca cosa sta servendo, e il sistema scala. Il denaro entra solo in cassa, dove si ricarica.

La differenza fra QR e RFID è quasi tutta nel costo e nella velocità. Il QR si stampa su carta adesiva in copisteria e si legge con qualunque telefono; l’RFID è più veloce di un paio di secondi e più resistente all’acqua, ma richiede braccialetti a chip e lettori dedicati, e diventa sensato sopra le migliaia di presenze.

04Credito in euro o gettoni digitali?

Anche restando nel digitale la scelta non è finita. Il supporto può portare euro (si ricarica di 20 €, una birra ne scala 4) oppure gettoni digitali (si comprano 5 gettoni, una birra ne scala 1). Sembra una differenza tecnica: è una differenza culturale, e sbagliarla si paga in confusione al banco.

• Gettoni digitali — è la sagra di sempre, senza i bigliettini. Il prezzo al banco resta «un gettone», che è quello che la gente del posto si aspetta di sentire. Più semplice per i volontari, più semplice per chi ha sessant’anni.
• Credito in euro — è il modello dei festival. Permette prezzi non tondi, sconti, tagli diversi, e un rimborso preciso al centesimo. Richiede però che chi serve legga un importo, non un numero di gettoni.
• Tutti e due insieme — i gettoni al bar e alla cucina, il credito per il merchandising e per quello che ha prezzi propri. È la soluzione più usata dove ci sono banchi molto diversi fra loro.

05Il credito che avanza: la domanda che nessuno prepara

A fine serata su decine di braccialetti resta del credito. È denaro di altre persone, e cosa ne succede va deciso prima, scritto sulla pagina dell’evento e detto alla cassa quando si ricarica. Le tre risposte legittime sono: si rimborsa, resta all’organizzazione, va in beneficenza. Non decidere è la quarta, ed è quella che genera le discussioni all’uscita.

Sul piano dei conti la conseguenza è netta: finché la politica è il rimborso, il credito non speso non è un utile. È un debito, e va tenuto fuori dal risultato dell’evento finché la finestra di rimborso non si chiude. È l’errore contabile più comune di chi passa al cashless per la prima volta, e a fine anno si traduce in soldi che sembravano esserci.

06I quattro conti che si sbagliano il giorno dopo

Questi non li spiega nessun fornitore, perché sono errori di chi usa il sistema — e si scoprono il lunedì, o mai. Valgono per qualunque strumento, compreso un foglio di calcolo.

07Tre cose che il banco digitale ti fa rispettare da solo

• Gli alcolici ai minori. Chi vende bevande alcoliche deve chiedere un documento salvo quando la maggiore età è manifesta, e la somministrazione a un minore di 18 anni costa da 250 a 1.000 euro — da 500 a 2.000 con sospensione dell’attività se ripetuta (art. 14-ter della legge 125/2001). Un pass che porta la data di nascita e un listino in cui la birra è segnata come alcolica spostano la decisione dal volontario al sistema.
• L’ora di stop. Chi somministra alcolici in spazi o aree pubblici deve interrompere alle 3 e non riprendere prima delle 6 (art. 6 del decreto legge 117/2007), con sanzione da 5.000 a 20.000 euro. Il modo più semplice di rispettarla è togliere gli alcolici dal listino del banco all’ora giusta, non ricordarselo.
• Gli allergeni. Per i prodotti non preimballati l’informazione va data con un cartello o «altro sistema equivalente, anche digitale, facilmente accessibile e riconoscibile» (art. 19 del d.lgs. 231/2017). Se il listino è già scritto nel sistema, il QR del menu è quel sistema equivalente: si scrive una volta e vale su tutti i banchi.

08La regola per decidere