Il gestionale della tua sagra: il lunedì il conto torna, banco per banco

Non c’è un travaso da fare, perché il gestionale non nasce vuoto: rispondi a quattro domande e dentro trovi già il tuo evento con i banchi, il listino del tipo di festa che hai scelto, tre tipi di pass, le venti pratiche con le scadenze, dieci righe di budget, tre QR, un operatore con il PIN e un pass di prova già carico da scansionare. Quello che resta da portare a mano è l’elenco dei contatti, e in buona parte lo riempiono da sole le iscrizioni: chi compila un modulo diventa un contatto in anagrafica. Il foglio di calcolo del budget, invece, non serve più: nel conto dell’evento biglietteria e bar le calcola il gestionale dagli incassi veri.

Quattro schermate: chi organizza, che evento è, come si paga dentro, cosa ti serve. Alla fine della quarta hai già qualcosa da scansionare, perché fra le cose che nascono da sole c’è un pass di prova con venti euro di credito o dieci gettoni sopra. Stampare i braccialetti è il passo che richiede tempo vero, ed è tempo di copisteria: il gestionale genera il foglio A4, la checklist dice di contare almeno tre giorni.

Il volontario vede una schermata sola: inquadra il braccialetto, tocca la consumazione, ha finito. Entra con un nome e un PIN di quattro cifre, non con un account e una password, e il ruolo che gli assegni decide cosa può fare: un barista vende e basta, solo la cassa può ricaricare e rimborsare. Quello che non fa non lo vede. Anche nel gestionale vale la stessa regola: in onboarding accendi solo i moduli che userai — liste PR, sponsor, budget, scorte — e il resto resta spento finché non lo accendi.

Sì, in uno ZIP: ogni tabella del tuo database in un file JSON, più tutti i file che hai caricato — loghi, planimetrie, contratti, permessi — e un leggimi che spiega cosa c’è dentro. Si scarica dal gestionale, e resta scaricabile anche quando l’abbonamento è finito: la guardia che blocca l’app non copre quella pagina, di proposito. Non ci sono vincoli di durata e non c’è penale: si spegne dal pannello.

Il braccialetto perso si annulla in un tocco, con il motivo scritto, e il credito che c’era sopra non sparisce: resta scritto, perché se la persona torna in cassa quel credito è suo. Quello rotto si sostituisce e il credito passa sul nuovo con due righe di rettifica nel registro, una in uscita e una in entrata — così il totale dell’evento non si muove di un centesimo. C’è anche un controllo che confronta il saldo di ogni pass con l’ultima riga del suo registro ed elenca quelli che non tornano: non li corregge da solo, li mostra. È quello che si lancia prima di aprire i rimborsi.

No: l’edizione nuova si crea copiando quella vecchia. Vengono duplicati le aree, il listino intero riattaccato ai banchi giusti, i tipi di pass, gli operatori attivi con i loro permessi e i compensi, le postazioni, tutte le voci della checklist pratiche e le righe di budget. Restano fuori pass, scansioni e incassi, che appartengono all’edizione dell’anno prima. Cambi le date e il nome, e sei all’anno nuovo.

All’app degli operatori no. Continua a battere anche senza campo, tiene le righe in coda sul telefono — non in memoria: su disco, così se l’app viene chiusa le birre battute non si perdono — e le riversa da sola quando la rete torna, applicandole in ordine di ora vera. La stessa consumazione non viene contata due volte, perché ogni riga porta un identificativo generato dal telefono prima di partire. La cassa che gira nel browser, invece, la rete la vuole: al banco si usa l’app.

I telefoni ce li avete già: l’app degli operatori funziona su qualunque Android o iPhone degli ultimi anni. I braccialetti o i biglietti si stampano da un file che genera il gestionale — sei formati di foglio A4, dai 24 per braccialetti ai 65 per i gettoni piccoli — su carta adesiva in copisteria o con una stampante qualsiasi. Non vendiamo hardware e non serve.

Quanti vuoi, sempre compresi. Nessun costo a testa e nessun account da creare: ogni operatore ha un nome e un PIN di quattro cifre che vale solo per quell’evento. Quaranta volontari sono quaranta PIN, e il canone resta 59 € al mese.