Ho tutto su un foglio di calcolo: devo rifare tutto?
Non c’è un travaso da fare, perché il gestionale non nasce vuoto: rispondi a quattro domande e dentro trovi già il tuo evento con i banchi, il listino del tipo di festa che hai scelto, tre tipi di pass, le venti pratiche con le scadenze, dieci righe di budget, tre QR, un operatore con il PIN e un pass di prova già carico da scansionare. Quello che resta da portare a mano è l’elenco dei contatti, e in buona parte lo riempiono da sole le iscrizioni: chi compila un modulo diventa un contatto in anagrafica. Il foglio di calcolo del budget, invece, non serve più: nel conto dell’evento biglietteria e bar le calcola il gestionale dagli incassi veri.
Quanto ci metto a partire?
Quattro schermate: chi organizza, che evento è, come si paga dentro, cosa ti serve. Alla fine della quarta hai già qualcosa da scansionare, perché fra le cose che nascono da sole c’è un pass di prova con venti euro di credito o dieci gettoni sopra. Stampare i braccialetti è il passo che richiede tempo vero, ed è tempo di copisteria: il gestionale genera il foglio A4, la checklist dice di contare almeno tre giorni.
I miei volontari devono imparare un programma nuovo?
Il volontario vede una schermata sola: inquadra il braccialetto, tocca la consumazione, ha finito. Entra con un nome e un PIN di quattro cifre, non con un account e una password, e il ruolo che gli assegni decide cosa può fare: un barista vende e basta, solo la cassa può ricaricare e rimborsare. Quello che non fa non lo vede. Anche nel gestionale vale la stessa regola: in onboarding accendi solo i moduli che userai — liste PR, sponsor, budget, scorte — e il resto resta spento finché non lo accendi.
E se poi voglio andarmene? I dati me li porto via?
Sì, in uno ZIP: ogni tabella del tuo database in un file JSON, più tutti i file che hai caricato — loghi, planimetrie, contratti, permessi — e un leggimi che spiega cosa c’è dentro. Si scarica dal gestionale, e resta scaricabile anche quando l’abbonamento è finito: la guardia che blocca l’app non copre quella pagina, di proposito. Non ci sono vincoli di durata e non c’è penale: si spegne dal pannello.
E se qualcuno perde o rompe il braccialetto?
Il braccialetto perso si annulla in un tocco, con il motivo scritto, e il credito che c’era sopra non sparisce: resta scritto, perché se la persona torna in cassa quel credito è suo. Quello rotto si sostituisce e il credito passa sul nuovo con due righe di rettifica nel registro, una in uscita e una in entrata — così il totale dell’evento non si muove di un centesimo. C’è anche un controllo che confronta il saldo di ogni pass con l’ultima riga del suo registro ed elenca quelli che non tornano: non li corregge da solo, li mostra. È quello che si lancia prima di aprire i rimborsi.
L’anno prossimo devo rifare tutto da capo?
No: l’edizione nuova si crea copiando quella vecchia. Vengono duplicati le aree, il listino intero riattaccato ai banchi giusti, i tipi di pass, gli operatori attivi con i loro permessi e i compensi, le postazioni, tutte le voci della checklist pratiche e le righe di budget. Restano fuori pass, scansioni e incassi, che appartengono all’edizione dell’anno prima. Cambi le date e il nome, e sei all’anno nuovo.
Serve la rete durante l’evento?
All’app degli operatori no. Continua a battere anche senza campo, tiene le righe in coda sul telefono — non in memoria: su disco, così se l’app viene chiusa le birre battute non si perdono — e le riversa da sola quando la rete torna, applicandole in ordine di ora vera. La stessa consumazione non viene contata due volte, perché ogni riga porta un identificativo generato dal telefono prima di partire. La cassa che gira nel browser, invece, la rete la vuole: al banco si usa l’app.
Che cosa serve comprare, oltre al software?
I telefoni ce li avete già: l’app degli operatori funziona su qualunque Android o iPhone degli ultimi anni. I braccialetti o i biglietti si stampano da un file che genera il gestionale — sei formati di foglio A4, dai 24 per braccialetti ai 65 per i gettoni piccoli — su carta adesiva in copisteria o con una stampante qualsiasi. Non vendiamo hardware e non serve.
Quanti operatori posso avere?
Quanti vuoi, sempre compresi. Nessun costo a testa e nessun account da creare: ogni operatore ha un nome e un PIN di quattro cifre che vale solo per quell’evento. Quaranta volontari sono quaranta PIN, e il canone resta 59 € al mese.
I gettoni di carta si possono ancora usare?
Sì, e non è un ripiego: molti eventi tengono i gettoni fisici per chi paga in contanti e il braccialetto per tutti gli altri. In modalità mista i gettoni restano la prima scelta e il credito è il ripiego — quando i gettoni finiscono la consumazione si paga col credito e l’operatore lo legge subito sullo schermo — e a fine serata i conti tornano lo stesso, perché ogni gettone ha il suo valore in euro.
Cosa succede al credito che avanza sui braccialetti?
Lo decidi tu quando crei l’evento: si rimborsa in cassa, resta all’organizzazione o va in beneficenza. Qualunque cosa scegli viene scritta sulla pagina pubblica e sui messaggi, perché il credito non speso è denaro di qualcun altro finché non lo dici. Al rimborso, importo zero significa «rendi tutto»: si rende il residuo, il pass si azzera e la riga resta scritta. Nel conto dell’evento quel credito è contato come debito e non come utile.
Come faccio a sapere chi ha stornato una consumazione?
Ogni operazione resta scritta con l’ora, il banco, l’operatore e il motivo — anche quelle rifiutate: a fine serata sai che il varco Nord ha respinto quaranta persone e perché. Lo storno non cancella niente: aggiunge una riga di segno opposto, rimette il credito o il gettone sul pass, riporta la scorta a magazzino e marca la riga originale come annullata, che quindi non si può stornare due volte. E ricaricare, rimborsare e stornare passano da un permesso controllato nel motore, non solo dal disegno dei pulsanti: la stessa operazione chiamata da un indirizzo scritto a mano viene rifiutata con il nome dell’operatore.
Chi risponde se alle undici di sera si rompe qualcosa?
L’assistenza ordinaria è in italiano, dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18, e i tempi sono scritti nell’accordo sui livelli di servizio: prima risposta entro 4 ore lavorative se il servizio è fermo, entro 1 giorno lavorativo se una funzione importante non va, entro 3 giorni per il resto. Per la sera della festa c’è un extra pensato apposta: 39 € al mese per un numero WhatsApp che risponde in pochi minuti nei giorni dei tuoi eventi, dalle 8 alle 3 di notte, con mezz’ora di prova con i tuoi operatori il giorno prima. Vale per tutti gli eventi dell’anno, non per uno solo.
Posso avere l’app con il nome del mio evento sul Play Store?
Sì, ed è uno dei due soli extra a pagamento: 69 € al mese in aggiunta al canone, 662 € pagando l’anno, con il tuo nome, la tua icona e i tuoi colori, pubblicata sul Play Store e su App Store. Dentro ci sono il programma, il biglietto con il QR, la mappa e le notifiche. Non devi aprire nessun account sviluppatore né parlare con Google o Apple: la pubblicazione e gli aggiornamenti li facciamo noi, e servono circa dieci giorni.
Va bene anche per un congresso, una fiera o una gara?
Sì. Cambiano i banchi e i moduli, non l’impianto: sette listini di partenza — sagra, festival, serata in locale, fiera, congresso, gara, evento privato — e chi non si riconosce in nessuno parte da quello della sagra. Un congresso nasce con accrediti, sala plenaria e coffee break; una fiera con ingresso, area espositori e ristoro; una gara con iscrizioni, ristoro, pasta party e il modulo che chiede data di nascita, società, categoria e liberatoria da spuntare. Sono qualcosa da correggere invece di un foglio bianco.
Quanto costa?
59 € al mese, IVA esclusa, per un organizzatore, eventi illimitati. Il primo mese è gratis e non chiede la carta di credito; pagando l’anno si toglie il 20% dal totale, cioè 566 € invece di 708 €. Dentro ci sono tutti i moduli, tutti gli operatori e tutti gli eventi che organizzi: niente costo a testa, niente costo a evento, niente costi di attivazione, nessun vincolo di durata. Gli unici extra sono l’app con il nome del tuo evento (69 € al mese) e assistenza in diretta nei giorni d’evento (39 € al mese). Sostituisce la piattaforma eventi, le iscrizioni online, la cassa della sagra e i QR dinamici: oggi sono quattro abbonamenti separati, circa 178 € al mese. Qui 59 € al mese, tutto compreso — 566 € pagando l’anno.