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Omega Eventi
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Il percorso

Dalla prima pratica di marzo al conto del lunedì, in un posto solo

Sei tappe: toccale, e la schermata a fianco diventa quella del gestionale in quel momento.

L’anno prossimo devo rifare tutto da capo?

No: l’edizione nuova si crea copiando quella vecchia. Vengono duplicati le aree, il listino intero riattaccato ai banchi giusti, i tipi di pass, gli operatori attivi con i loro permessi e i compensi, le postazioni, tutte le voci della checklist pratiche e le righe di budget. Restano fuori pass, scansioni e incassi, che appartengono all’edizione dell’anno prima. Cambi le date e il nome, e sei all’anno nuovo.

E se qualcuno perde o rompe il braccialetto?

Il braccialetto perso si annulla in un tocco, con il motivo scritto, e il credito che c’era sopra non sparisce: resta scritto, perché se la persona torna in cassa quel credito è suo. Quello rotto si sostituisce e il credito passa sul nuovo con due righe di rettifica nel registro, una in uscita e una in entrata — così il totale dell’evento non si muove di un centesimo. C’è anche un controllo che confronta il saldo di ogni pass con l’ultima riga del suo registro ed elenca quelli che non tornano: non li corregge da solo, li mostra. È quello che si lancia prima di aprire i rimborsi.

Domande

Su questo, nel dettaglio

Ho tutto su un foglio di calcolo: devo rifare tutto?
Non c’è un travaso da fare, perché il gestionale non nasce vuoto: rispondi a quattro domande e dentro trovi già il tuo evento con i banchi, il listino del tipo di festa che hai scelto, tre tipi di pass, le venti pratiche con le scadenze, dieci righe di budget, tre QR, un operatore con il PIN e un pass di prova già carico da scansionare. Quello che resta da portare a mano è l’elenco dei contatti, e in buona parte lo riempiono da sole le iscrizioni: chi compila un modulo diventa un contatto in anagrafica. Il foglio di calcolo del budget, invece, non serve più: nel conto dell’evento biglietteria e bar le calcola il gestionale dagli incassi veri.
Quanto ci metto a partire?
Quattro schermate: chi organizza, che evento è, come si paga dentro, cosa ti serve. Alla fine della quarta hai già qualcosa da scansionare, perché fra le cose che nascono da sole c’è un pass di prova con venti euro di credito o dieci gettoni sopra. Stampare i braccialetti è il passo che richiede tempo vero, ed è tempo di copisteria: il gestionale genera il foglio A4, la checklist dice di contare almeno tre giorni.
I miei volontari devono imparare un programma nuovo?
Il volontario vede una schermata sola: inquadra il braccialetto, tocca la consumazione, ha finito. Entra con un nome e un PIN di quattro cifre, non con un account e una password, e il ruolo che gli assegni decide cosa può fare: un barista vende e basta, solo la cassa può ricaricare e rimborsare. Quello che non fa non lo vede. Anche nel gestionale vale la stessa regola: in onboarding accendi solo i moduli che userai — liste PR, sponsor, budget, scorte — e il resto resta spento finché non lo accendi.
Serve la rete durante l’evento?
All’app degli operatori no. Continua a battere anche senza campo, tiene le righe in coda sul telefono — non in memoria: su disco, così se l’app viene chiusa le birre battute non si perdono — e le riversa da sola quando la rete torna, applicandole in ordine di ora vera. La stessa consumazione non viene contata due volte, perché ogni riga porta un identificativo generato dal telefono prima di partire. La cassa che gira nel browser, invece, la rete la vuole: al banco si usa l’app.

Nel gestionale

Alla fine della quarta domanda hai già qualcosa da scansionare

Fra le cose che nascono da sole c’è un pass di prova con venti euro di credito o dieci gettoni sopra: si inquadra dal telefono prima ancora di stampare un braccialetto.

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