In breve
- Ogni nome deve essere collegato a un PR: senza, la provvigione è una trattativa e non un calcolo.
- Il doppio ingresso nasce quasi sempre da liste separate che non si parlano.
- La lista serve anche dopo: chi è entrato è il pubblico che si può richiamare alla serata successiva.
La lista è il meccanismo con cui una serata si riempie prima di aprire, ed è anche il punto in cui si perde più denaro senza accorgersene: ingressi omaggio non tracciati, persone contate due volte, provvigioni calcolate su numeri che nessuno può verificare.
Il problema non è organizzativo: è che la lista vive in venti chat diverse. Ogni PR ha la sua, nessuno vede quella degli altri, e all’ingresso si controlla su un telefono scorrendo messaggi. In quel momento — porta affollata, musica alta, coda — nessun controllo è possibile.
01I quattro problemi che nascono tutti dalla stessa causa
| Problema | Come si manifesta | Causa |
|---|---|---|
| Doppio ingresso | Lo stesso nome su due liste diverse | Liste separate che non si confrontano |
| Provvigioni contestate | Il PR dice trenta, la porta ne ha contati diciotto | Nessuna registrazione al momento del passaggio |
| Omaggi fuori controllo | A fine serata gli omaggi sono il doppio del previsto | Nessun tetto per PR e nessun conteggio in tempo reale |
| Capienza superata | Più persone dentro di quante ne siano state autorizzate | Liste e biglietteria contate separatamente |
Tutti e quattro hanno la stessa radice: il conteggio non avviene nel momento del passaggio. Se il nome viene spuntato quando la persona entra, in un elenco unico che tutti i varchi vedono, tutti e quattro spariscono insieme.
02Come si struttura una lista che regge
Il minimo indispensabile
- Ogni nome è collegato al PR che l’ha inserito, sempre.
- Ogni voce ha un tipo: omaggio, ridotto, prevendita, accredito, staff.
- C’è un tetto per PR — numero massimo di omaggi — noto in anticipo.
- La lista si chiude a un’ora precisa, dopo la quale non si aggiunge.
- All’ingresso il nome si spunta, e la spunta è visibile a tutti i varchi.
- Gli accrediti di artisti, staff e fornitori sono nella stessa lista, perché contano nella capienza.
- A fine serata esiste un conteggio per PR che nessuno deve ricostruire.
03Le provvigioni, calcolate e non trattate
Il compenso di un PR può essere a ingresso portato, a percentuale sugli incassi generati, a serata fissa, o misto. Qualunque sia la formula, funziona solo se i numeri su cui si applica sono registrati al momento e visibili a entrambe le parti: altrimenti ogni fine serata diventa una trattativa fra due memorie diverse.
Compenso = (Ingressi paganti attribuiti × Quota per ingresso) + (Consumazioni attribuite × Percentuale)
La seconda parte esiste solo se il sistema sa collegare le consumazioni alla persona, tipicamente con un braccialetto o un codice.
- La quota si applica agli ingressi paganti, non ai nomi in lista: la distinzione va scritta prima, non discussa dopo.
- Gli omaggi hanno un tetto e non generano provvigione: se la generano, si moltiplicano.
- Il conteggio si chiude quando chiude la porta, non il giorno dopo.
- Il PR deve poter vedere il suo numero: la trasparenza elimina il novanta per cento delle discussioni.
- Le regole valgono uguali per tutti: le eccezioni negoziate individualmente diventano note in una settimana.
04Quello che resta dopo la serata
La lista non è solo uno strumento della porta: è l’unico elenco di persone che sono venute davvero. Se raccolta con le informazioni giuste e con le basi giuridiche corrette, diventa il pubblico da richiamare per la serata successiva — che è il modo meno costoso di riempire un evento.
Perché sia utilizzabile dopo
- Informativa resa al momento della raccolta del dato, non dopo.
- Consenso separato per le comunicazioni promozionali, registrato e revocabile.
- Distinzione fra chi è entrato e chi era solo in lista: sono due pubblici diversi.
- Nessuna comunicazione di dati fra PR: la lista di uno non è la rubrica di tutti.
- Cancellazione di chi lo chiede, in tempi rapidi e verificabili.
Con Omega
Una lista sola, spuntata alla porta
- Liste con ogni nome collegato al PR che l’ha inserito, e il tipo di ingresso.
- Spunta al passaggio visibile a tutti i varchi: niente doppi ingressi.
- Conteggio per PR chiuso a fine serata, senza ricostruzioni.
- Presenze totali con accrediti e staff compresi, confrontate con la capienza.
