In breve
- Il consumo si stima per presenza, non per serata: due edizioni con lo stesso pubblico consumano uguale.
- La birra si compra in conto vendita dove si può: sposta il rischio dell’invenduto sul fornitore.
- Il dato più prezioso di un’edizione è il consumo reale per persona, e va registrato mentre si vende.
La cambusa è la voce di costo su cui si decide il margine di una manifestazione gastronomica, e anche quella su cui si sbaglia con più costanza. Il motivo è che si compra per una previsione di presenze, e la previsione è l’unica cosa che nessuno controlla.
C’è però un modo di ridurre l’errore: smettere di ragionare per serata e cominciare a ragionare **per presenza**. Le persone consumano più o meno allo stesso modo da un anno all’altro; è il loro numero a cambiare. Separando i due fattori, l’errore si concentra su uno solo, e su quello si può mettere un margine.
01Il consumo per presenza
Quantità da acquistare = Presenze attese × Consumo medio per presenza × (1 + Margine di sicurezza)
Con 2.500 presenze attese, 1,4 birre medie a persona e un margine del 15%: 2.500 × 1,4 × 1,15 = circa 4.025 birre.
Il consumo medio per presenza si misura dividendo il venduto dell’edizione precedente per le presenze di quella edizione. È il numero più utile che una manifestazione possa possedere, e quasi nessuno lo conserva perché richiede due dati insieme: quanto si è venduto e quante persone c’erano.
| Fattore | Come sposta il consumo |
|---|---|
| Temperatura | Il caldo alza bibite e birra, abbassa i piatti caldi |
| Tipo di pubblico | Famiglie: più bibite e meno alcolici; pubblico giovane serale: il contrario |
| Durata della permanenza | Un evento con concerto trattiene più a lungo e alza le consumazioni per persona |
| Orario | Le serate che iniziano a cena hanno un consumo alimentare doppio rispetto a quelle che iniziano tardi |
| Prezzi | Un aumento marcato sposta il mix più che il totale |
02Comprare in più volte
- 1
Ordine base al 70%
Su quello che serve nello scenario prudente. È la quantità che si consuma comunque.
- 2
Riserva concordata con il fornitore
Merce disponibile e consegnabile in giornata, non acquistata. È la parte che fa la differenza fra un ordine giusto e un magazzino pieno.
- 3
Verifica dopo la prima sera
Il consumo della prima serata è il miglior indicatore delle successive. Da lì si riordina con un dato, non con una previsione.
- 4
Conto vendita dove possibile
Su birra e bibite molti fornitori accettano il reso dell’invenduto integro. Va negoziato prima, non chiesto dopo.
- 5
Deperibili all’ultimo
Il fresco si compra il giorno prima o la mattina stessa: l’invenduto non ha valore di recupero.
03Le porzioni e la resa
La differenza fra il costo teorico di un piatto e quello reale è la resa: quello che si perde in preparazione, scarto, porzioni generose e errori. In cucina di sagra, con volontari che cambiano ogni sera, la deriva delle porzioni è la voce che erode il margine senza lasciare tracce.
Come si tiene sotto controllo
- Una porzione campione, pesata, esposta in cucina: è più efficace di qualsiasi istruzione.
- Mestoli e contenitori tarati sulla porzione, così la quantità non dipende dalla mano.
- Il conto a fine serata: piatti venduti × porzione teorica contro materia prima consumata.
- Lo scarto registrato, non buttato in silenzio.
- Il personale informato di quanto costa la materia prima: un volontario che sa quanto costa il ragù porziona diversamente.
Costo reale della porzione = Materia prima consumata ÷ Porzioni vendute
Se la porzione teorica costa 1,80 € e quella reale ne costa 2,35, su 3.000 piatti sono 1.650 € di margine che non c’è più.
04L’invenduto, il giorno dopo
- Resi al fornitore: solo se concordati prima e solo su merce integra e in imballo originale. Va verificato che i lotti siano ancora leggibili.
- Merce non deperibile: si conserva per l’edizione successiva se le condizioni di stoccaggio lo consentono e la scadenza lo permette. Va inventariata, non abbandonata in un magazzino.
- Deperibili: la donazione a enti che ne hanno titolo è disciplinata dalla normativa sulle eccedenze alimentari e va organizzata prima, non improvvisata la domenica sera.
- Attrezzature a noleggio: contate e verificate alla riconsegna, con un verbale. È il momento in cui compaiono gli addebiti per il materiale mancante.
- L’inventario finale è il dato che permette di calcolare il consumo reale: senza, il costo della cambusa resta «quello che abbiamo comprato», che non è la stessa cosa.
Con Omega
Carico per stand, consumo per presenza
- Carico di ogni punto vendita e chiusura separata: le differenze si vedono subito.
- Venduto per prodotto e per serata, confrontabile con le presenze.
- Consumo per presenza calcolato da solo, e conservato per l’edizione dopo.
- Inventario finale con quello che resta, per non ricomprarlo.
