In breve
- Un fusto da 30 litri rende circa 60 bicchieri da 0,4 al netto dello sfrido, non 75: la schiuma e il fondo pesano il 15–20%.
- Il margine lordo di un banco birra ben gestito sta fra il 70 e l’80%, ma i costi fissi della serata se ne mangiano una fetta enorme se le presenze sono basse.
- Il numero che conta non è il margine: è quante persone servono per coprire i costi fissi. Sotto quella soglia, ogni birra è in perdita.
Le sagre si finanziano quasi ovunque allo stesso modo: la cucina copre i costi, il bar fa il margine. È un equilibrio noto a chiunque ne abbia organizzata una, ma raramente scritto — e quello che non è scritto non si può migliorare da un anno all’altro.
Questa guida mette i numeri in fila: come si calcola la resa reale di un fusto, quanto costa davvero una consumazione, quali sono i costi fissi che una serata deve coprire prima di guadagnare un euro, e come si ricava il punto di pareggio in persone — che è l’unico numero da tenere in testa mentre si decide quanto ordinare.
01La resa vera di un fusto
Il conto che tutti fanno è: 30 litri diviso 0,4 fa 75 bicchieri. È il conto sbagliato, e sbaglia sempre nella stessa direzione. Fra schiuma, primo spillato, fondo del fusto e bicchieri riempiti male, lo sfrido reale di un banco gestito da volontari sta fra il 15 e il 20%.
bicchieri reali = (litri del fusto ÷ formato del bicchiere) × (1 − sfrido)
Con 30 litri, bicchieri da 0,4 e sfrido del 18%: (30 ÷ 0,4) × 0,82 ≈ 61 bicchieri.
| Fusto | Bicchiere | Teorici | Reali (sfrido 18%) |
|---|---|---|---|
| 30 litri | 0,2 (piccola) | 150 | 123 |
| 30 litri | 0,4 (media) | 75 | 61 |
| 30 litri | 0,5 (grande) | 60 | 49 |
| 20 litri | 0,4 (media) | 50 | 41 |
02Il margine per consumazione
Il costo di una consumazione non è solo il liquido: è il liquido più il bicchiere più la quota di CO₂, ghiaccio e materiali di consumo. Nella gastronomia è la materia prima più il piatto, la posata e il tovagliolo. Metterlo nel conto cambia il risultato più di quanto sembri.
| Voce | Birra media 0,4 | Piatto di primo |
|---|---|---|
| Prezzo di vendita | 4,00 € | 7,00 € |
| Materia prima | 0,75 € | 1,80 € |
| Contenitore e usa e getta | 0,08 € | 0,25 € |
| Consumo tecnico (CO₂, gas, acqua) | 0,05 € | 0,15 € |
| Margine lordo | 3,12 € (78%) | 4,80 € (69%) |
Il margine percentuale però non paga niente: paga il margine assoluto moltiplicato per i pezzi. Ed è qui che serve il secondo conto.
03Il punto di pareggio, in persone
Una serata ha costi che ci sono comunque, che vengano cento persone o mille: il gruppo che suona, il service, la SIAE, i bagni chimici, il generatore, l’assistenza sanitaria, la pubblicità. Il primo lavoro del banco è coprirli.
| Costo fisso della serata | Importo tipico |
|---|---|
| Gruppo musicale | 600 € |
| Service audio e luci | 450 € |
| SIAE | 180 € |
| Bagni chimici (2 unità) | 220 € |
| Generatore e allacci | 150 € |
| Assistenza sanitaria | 200 € |
| Stampa e volantini (quota serata) | 100 € |
| Totale | 1.900 € |
persone al pareggio = costi fissi ÷ (margine medio per persona)
Con 1.900 € di costi fissi e una spesa media di 12 € a persona con margine del 72% (≈ 8,60 € a testa): 1.900 ÷ 8,60 ≈ 221 persone.
Duecentoventi persone è il numero da tenere in testa. Sotto, la serata perde; sopra, ogni persona in più vale quasi nove euro netti. È anche il motivo per cui alzare la spesa media conta più che alzare i prezzi: passare da 12 a 15 euro a persona sposta il pareggio a 176 persone senza toccare un listino.
04Quanto ordinare, senza restare a secco né rimanere pieni
Il calcolo di partenza è semplice: presenze attese × consumazioni medie a testa ÷ resa reale del fusto. Il problema è che le presenze attese sono una speranza. Per questo si ordina con un margine e si concorda la resa dell’invenduto.
- 1
Stima le presenze
Parti dall’anno scorso, non dalle sensazioni. Se è la prima edizione, chiedi a chi organizza una festa simile nel tuo comune.
- 2
Moltiplica per le consumazioni a testa
Su una serata di sagra si va da 2 a 3,5 consumazioni a persona. Sotto le due, o la serata è corta o il banco è lento.
- 3
Dividi per la resa reale
Non per quella teorica. Sessantuno bicchieri per fusto da 30 litri, non settantacinque.
- 4
Aggiungi il 15% di scorta
Restare a secco alle undici costa molto più che riportare indietro due fusti.
- 5
Metti per iscritto la resa
Accordati con il fornitore su cosa si può rendere e a che condizioni, prima della consegna. È la clausola che rende indolore la scorta.
Da contare a fine serata, sempre
- Fusti aperti e fusti pieni rimasti
- Bicchieri usati (dice la resa reale del tuo impianto)
- Contanti in cassa, contro quanto dice il sistema
- Consumazioni servite per banco e per ora
- Invenduto da rendere, contato insieme a chi lo ritira
05Il consuntivo, e l’errore che lo falsa
Il lunedì dopo si somma tutto: biglietti, ricariche, consumazioni pagate al banco, sponsor e contributi da una parte; artisti, service, SIAE, merce, allestimento, sicurezza dall’altra. È un conto che si fa in mezz’ora se i numeri sono stati scritti mentre succedevano, e in tre serate se vanno ricostruiti.
L’altro errore, più sottile, è contare due volte lo stesso euro: se registri la ricarica come incasso e poi anche la consumazione pagata con quel credito, il totale raddoppia. Le consumazioni scalate dal credito non sono un incasso nuovo: l’incasso è avvenuto in cassa, al momento della ricarica.
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- Ogni consumazione registrata con banco, ora e operatore: la classifica di cosa è andato esce da sola
- Il costo d’acquisto accanto al prezzo, così il margine è un numero e non un’opinione
- Il credito ancora sui braccialetti contato come debito e non come utile
- Preventivo e consuntivo nella stessa schermata, con le entrate che si riempiono dai fatti
